Kearsipan digital memiliki peran yang sangat penting dalam konteks pelestarian lingkungan karena adanya dampak besar dari aktivitas manusia terhadap lingkungan. Dokumen digital juga memungkinkan penggunaan sumber daya yang lebih efisien dalam pengarsipan dan distribusi informasi, mengurangi penggunaan kertas dan penggunaan energi untuk transportasi dan pengiriman. Selain itu, dengan kearsipan digital, dokumen dapat disimpan dan diakses dalam waktu yang lebih lama daripada dokumen fisik, yang dapat mengurangi kebutuhan akan pencetakan ulang atau penggantian dokumen yang rusak atau hilang.
Crowdsourcing adalah konsep mengumpulkan ide, kontribusi, dan kerja dari sekelompok orang yang memiliki minat, keterampilan, dan pengetahuan tertentu. Dalam konteks kearsipan digital, crowdsourcing dapat diterapkan untuk mengumpulkan, memelihara, dan mengorganisir arsip digital.
Teknologi crowdsourcing dapat diterapkan dalam beberapa cara di kearsipan digital, antara lain:
Pengumpulan data – Crowdsourcing dapat digunakan untuk mengumpulkan data, seperti foto atau video, data, dan dokumen lain sebagainya. Informasi ini kemudian dapat dimasukkan ke dalam basis data arsip digital.
Pemeliharaan dan perawatan arsip – Crowdsourcing dapat digunakan untuk memelihara dan merawat arsip digital dengan cara mengumpulkan kontribusi dari masyarakat, seperti melakukan pengindeksan, klasifikasi, dan validasi data.
Identifikasi dan klasifikasi dokumen – Crowdsourcing dapat membantu dalam mengidentifikasi dan mengklasifikasikan dokumen digital dengan lebih akurat dan efisien. Misalnya, mengidentifikasi jenis dokumen dan memasukkannya ke dalam kategori yang tepat.
Verifikasi dan validasi data – Crowdsourcing dapat digunakan untuk memverifikasi dan memvalidasi data yang telah diarsipkan, sehingga dapat meningkatkan akurasi dan keandalan data.
Dengan menerapkan teknologi crowdsourcing di kearsipan digital, organisasi dapat memperoleh manfaat seperti menghemat waktu dan biaya dalam pengumpulan data dan perawatan arsip digital, meningkatkan keakuratan dan keandalan data, serta meningkatkan partisipasi masyarakat atau stake holder di suatu instansi atau perusahaan.
Keuntungan dalam menggunakan crowdsourcing untuk mengumpulkan, memelihara, dan mengorganisir arsip digital adalah sebagai berikut:
Skala besar – Dengan crowdsourcing, organisasi dapat mengumpulkan data dalam jumlah besar dan mengelola arsip digital dalam skala yang lebih besar daripada jika menggunakan tim atau personel internal.
Biaya yang lebih rendah – Dalam beberapa kasus, crowdsourcing dapat lebih murah daripada mempekerjakan personel untuk melakukan tugas yang sama.
Keterlibatan masyarakat / stake holder – Crowdsourcing dapat meningkatkan keterlibatan masyarakat dalam proyek-proyek kearsipan digital dan memungkinkan mereka untuk berkontribusi pada pengumpulan, pemeliharaan, dan pengorganisasian arsip digital.
Kecepatan – Dalam beberapa kasus, crowdsourcing dapat mempercepat proses pengumpulan, pemeliharaan, dan pengorganisasian arsip digital karena banyak kontributor dapat bekerja secara simultan.
Namun, ada juga beberapa tantangan dalam menggunakan crowdsourcing untuk mengumpulkan, memelihara, dan mengorganisir arsip digital, antara lain:
Kualitas data – Kualitas data yang diperoleh dari crowdsourcing dapat bervariasi dan dapat mempengaruhi akurasi dan keandalan data.
Tantangan teknis – Ada tantangan teknis dalam mengelola proyek crowdsourcing, seperti mencari platform yang tepat, mengembangkan algoritma dan instruksi yang jelas, serta mengatur sistem validasi data yang efektif.
Partisipasi yang tidak seimbang – Partisipasi dalam proyek crowdsourcing dapat tidak seimbang dalam hal gender, usia, dan tingkat pendidikan, yang dapat mempengaruhi kualitas data.
Keamanan data – Ada risiko keamanan data ketika mempekerjakan kontributor eksternal untuk bekerja pada arsip digital, seperti risiko kebocoran informasi dan penggunaan data yang tidak sah.
Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk mempertimbangkan tantangan ini dan mengembangkan strategi yang efektif untuk mengelola crowdsourcing dalam konteks kearsipan digital.
Penggunaan crowdsourcing untuk kearsipan digital dan pelestarian lingkungan dapat memiliki implikasi etis dan privasi yang perlu diperhatikan oleh organisasi yang terlibat dalam proyek tersebut. Oleh karena itu, organisasi harus mengembangkan kebijakan dan prosedur yang tepat untuk memastikan bahwa data dikumpulkan dengan cara yang sah, kontributor diperlakukan dengan adil, dan partisipasi tidak mempengaruhi kelompok yang lebih rentan secara negatif.
Beberapa saran untuk pengembangan lebih lanjut dalam penggunaan teknologi crowdsourcing untuk kearsipan digital dan pelestarian lingkungan adalah sebagai berikut:
Penggunaan teknologi kecerdasan buatan (AI) – AI dapat membantu dalam memeriksa dan memverifikasi keakuratan data yang dikumpulkan oleh kontributor. Dalam hal kearsipan digital, AI juga dapat membantu dalam klasifikasi dan pengindeksan arsip yang kompleks.
Kearsipan digital memiliki pengaruh yang signifikan pada pelestarian lingkungan, dengan mengurangi penggunaan kertas dan energi, mengurangi limbah dan polusi karena mengurangi kebutuhan untuk mencetak atau mengirim dokumen secara fisik, serta meningkatkan aksesibilitas dan ketersediaan informasi.
Penggunaan teknologi crowdsourcing dapat lebih efektif dan berkontribusi pada upaya pelestarian lingkungan dan kearsipan digital yang lebih baik.
